Berkomunikasi lewat surat elektronik atau e-mail sudah lazim digunakan di era modern ini. Dengan e-mail,
kita dapat berkomunikasi dan mengirim pesan beserta lampirannya kepada
siapa pun di seluruh dunia. Di dunia kerja, saat ini pun hampir semua
kantor menggunakan e-mail untuk berkomunikasi, baik dengan rekan kerja mapun dengan klien.
Karena e-mail menggunakan bahasa
verbal, maka ada beberapa hal yang patut diperhatikan saat bertukar
pesan. Walaupun tak ada peraturan tertulis, namun ada etika yang
biasanya menjadi acuan saat mengirimkan pesan kepada orang tujuan. Ada
lima hal yang tidak boleh dilakukan saat berkomunikasi lewat e-mail.
1. Mengirim Email Lewat Dari Jam Kerja
Siapa yang ingin diganggu dengan pekerjaan setelah sampai di rumah? Ketahui jam kerja orang yang ingin Anda kirimkan e-mail. Mengirim e-mail berisi pekerjaan di luar jam kerja hanya membuat Anda terlihat menyebalkan.
Siapa yang ingin diganggu dengan pekerjaan setelah sampai di rumah? Ketahui jam kerja orang yang ingin Anda kirimkan e-mail. Mengirim e-mail berisi pekerjaan di luar jam kerja hanya membuat Anda terlihat menyebalkan.
2. Menggunakan Kata Singkatan
Menggunakan kata singkatan seperti “yang” disingkat menjadi “yg” atau “menjadikan” disingkat menjadi “menjdkan” sangat tidak disarankan dalam sebuah e-mail. Selain menimbulkan kesan tidak profesional, menggunakan kata singkatan juga dapat menyebabkan kesalahan makna dari email Anda.
Menggunakan kata singkatan seperti “yang” disingkat menjadi “yg” atau “menjadikan” disingkat menjadi “menjdkan” sangat tidak disarankan dalam sebuah e-mail. Selain menimbulkan kesan tidak profesional, menggunakan kata singkatan juga dapat menyebabkan kesalahan makna dari email Anda.
3. Lupa Memasukkan Lampiran
Setelah menulis pesan panjang lebar, Anda mengatakan “terlampir laporan kami tahun 2013.” Tetapi, setelah dilihat, lampiran tersebut lupa Anda masukkan. Bayangkan jika hal itu terjadi. Ia harus mengirim kembali e-mail untuk mengingatkan lampirannya, lalu Anda mengirimkannya kembali sembari meminta maaf. Malu dan menghabiskan waktu, bukan?
Setelah menulis pesan panjang lebar, Anda mengatakan “terlampir laporan kami tahun 2013.” Tetapi, setelah dilihat, lampiran tersebut lupa Anda masukkan. Bayangkan jika hal itu terjadi. Ia harus mengirim kembali e-mail untuk mengingatkan lampirannya, lalu Anda mengirimkannya kembali sembari meminta maaf. Malu dan menghabiskan waktu, bukan?
4. Bertele-Tele
Membaca pesan dalam jumlah yang panjang dapat membuat kita justru lupa apa inti dari pesan tersebut. Buatlah pesan dalam bentuk pointer agar tepat sasaran dan langsung ke intinya.
Membaca pesan dalam jumlah yang panjang dapat membuat kita justru lupa apa inti dari pesan tersebut. Buatlah pesan dalam bentuk pointer agar tepat sasaran dan langsung ke intinya.
5. Jangan Hapus Email Dalam Dua Bulan Terakhir
Terkadang memiliki banyak e-mail di kotak pesan membuat Anda risih. Boleh saja membersihkan kotak pesan, namun jangan hapus e-mail dalam dua bulan terakhir. Bisa jadi e-mail tersebut masih berguna dan memiliki data penting yang dapat digunakan untuk pekerjaan Anda.
Terkadang memiliki banyak e-mail di kotak pesan membuat Anda risih. Boleh saja membersihkan kotak pesan, namun jangan hapus e-mail dalam dua bulan terakhir. Bisa jadi e-mail tersebut masih berguna dan memiliki data penting yang dapat digunakan untuk pekerjaan Anda.
source : thedashmarketeersdotcom
